Nogacom liefert effektive Lösungen, Reports und Methoden, für die Verwaltung elektronischer Unterlagen und die Einhaltung gesetzlicher Auflagen.
Identifizieren und bewerten Sie Ihre Daten. Zuallererst können Sie mit NogaLogic automatisch die elektronischen Unterlagen in Ihren unstrukturierten Daten identifizieren und klassifizieren – um dann ein klares Verständnis davon zu erlangen, wie die Dokumente tatsächlich über die Nutzungsdauer hinweg erstellt, genutzt und geschützt werden. Durch dieses Verfahren können Sie:
- Alle unstrukturierten Daten in Ihrem gesamten Unternehmen identifizieren, die dann zu Recht als aufzubewahrende Dokumente klassifiziert werden können – einschließlich aller Kopien und Versionen – unabhängig von Format, Dateiname oder Speicherort
- Diese Dokumente anhand ihres Speicherortes abbilden. So erkennen Sie, wie groß Ihre Storage-Ressourcen sein müssen
- Sehen, wann und von wem diese Dokumente erstellt, eingesehen, verändert und verteilt wurden
Definieren Sie Ihre EDRM Policies. Sobald Sie diese detailgenaue Sicht und den umfassenden Überblick über Ihre unstrukturierten Daten haben, können Sie zentrale Policies definieren, die sicherstellen, dass Ihre aufzubewahrenden elektronische Dokumente entsprechend geschützt und gespeichert werden. Beispielsweise können Sie eine Policy definieren die automatisch Dateien, die derartige Dokumente enthalten, in einen bestimmten Speicherort verschieben. Oder Sie können Policies definieren, die bestimmte Arten von Unterlagen nach neuen Monaten in einem kostengünstigeren Speichermedium archiviert oder unnötige Kopien vernichtet. Ebenso können Sie eine Policy definieren, die Sie benachrichtigt, wenn eine Datei mit aufzubewahrenden Informationen in irgendeiner Weise verändert wird. Diese Policies können beliebig anhand von speziellen Attributen definiert werden – einschließlich des Geschäftswertes, Alters, Dateityps, der Häufigkeit der Nutzung und des Zeitpunkts der letzten Nutzung.
Ausführung und Überwachung. Sobald Sie Ihre EDRM Policies definiert haben, wird NogaLogic diese automatisch implementieren . NogaLogic wendet zudem kontinuierlich Ihre EDRM Policies auf alle neuen oder überarbeiteten aufzubewahrenden Dokumente an. Außerdem liefert NogaLogic Ihnen eine Sammlung an Belegen der rechtmäßigen Aufbewahrung – einschließlich Erstellungs– und Änderungsdatum, Verfasser und Speicherort. So können Sie Ihre Compliance-Prozesse dokumentieren und gegebenenfalls die notwendigen Maßnahmen zur Sicherheits-Forensik ausführen.
Messen Sie Ihren Erfolg. Sie sollten NogaLogic kontinuierlich nutzten, um zu verstehen, wie die aufzubewahrenden digitale Dokumente in Ihrer Organisation erstellt und verwendet werden – so können Sie Ihre Policies oder Geschäftspraktiken wenn nötig modifizieren, um die vorschriftsmäßige Aufbewahrung der Dokumente zu gewährleisten, um auf sich ändernde Bedürfnisse reagieren zu können und um neue regulatorischen Anforderungen erfüllen zu können. Sie können Ihre Policies auch feinabstimmen um die EDRM Anforderungen durchgängig einhalten zu können und Kosten zu senken.
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